Нікольська районна державна адміністрація
Донецька область, Нікольський район
gov.ua Державні сайти України
  Пошук

Положення про сектор з документообігу, контролю та звернень громадян

Дата: 02.05.2020 17:19
Кількість переглядів: 48

ПОЛОЖЕННЯ
   про сектор з документообігу, контролю  та звернень громадян апарату

райдержадміністрації

 

  1. Сектор з документообігу, контролю та звернень громадян апарату районної державної адміністрації (далі – сектор) є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації, що утворюється головою районної державної адміністрації.

Сектор не є юридичною особою публічного права.

Сектор має свою печатку без зображення гербу із зазначенням назви сектору, необхідну для роботи сектору.

  1. Сектор у своїй діяльності підпорядковується керівнику апарату райдержадміністрації – керівнику державної служби.
  2. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голів обласної, районної державних адміністрацій, наказами керівника апарату райдержадміністрації, ДСТУ ISO 9001-2001 «Система управління якістю. Вимоги», цим Положенням та іншими нормативними актами.
  3. Основним завдання сектору є:
  1. документаційне забезпечення діяльності райдержадміністрації. Запровадження сучасних інформаційних технологій в сфері електронного документообігу з урахуванням вимог Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» для автоматизованої обробки та систематизації документів;
  2. організація документообігу, контролю та роботи з питань звернень громадян в апараті районної державної адміністрації;
  3. організація роботи з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до архівного відділу райдержадміністрації відповідно до Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади;
  4. організаційно-технічне забезпечення засідань колегії райдержадміністрації, апаратних нарад, що проводяться головою райдержадміністрації;
  5. ведення архівної справи в апараті райдержадміністрації;
  6. здійснення контролю за обов'язковим додержанням в апараті та структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних підрозділах центральних органів виконавчої влади, виконкомах селищної та сільських рад вимог щодо складання, оформлення документів і діловодних процесів, дотримання законодавства з питань звернень громадян;

                                                  

  1. надання консультативної та методичної допомоги апарату, структурним

 підрозділам райдержадміністрації, територіальним підрозділам центральних органів виконавчої влади, виконкомам селищної та сільських рад з питань контролю, роботи із зверненнями громадян;

  1. ведення обліку, обробка та забезпечення виконання запитів на публічну інформацію згідно Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
  2. підготовка проєктів розпоряджень голови райдержадміністрації з питань, що належать до компетенції сектору.
  1. Сектор виконує такі завдання:
  1. з питань документообігу:

забезпечує організацію документообігу в апараті райдержадміністрації згідно з Інструкцією з діловодства і діючих державних та галузевих стандартів та правил;

здійснює прийом, реєстрацію, попередній розгляд, облік вхідної кореспонденції і передає її відповідно до розподілу обов'язків керівним працівникам райдержадміністрації;

здійснює прийом, реєстрацію, облік і відправку вихідної кореспонденції;

здійснює коригування проєктів розпоряджень голови райдержадміністрації, проєктів рішень колегії райдержадміністрації, листів за підписом голови райдержадміністрації;

здійснює оформлення, розсилку, облік, систематизацію і зберігання протягом встановленого строку протоколів апаратних нарад при голові райдержадміністрації;

веде реєстраційні картотеки вхідної і вихідної кореспонденції райдержадміністрації;

здійснює прийом та передачу інформації в електронному вигляді;

узагальнює і аналізує відомості щодо документообігу райдержадміністрації (місячні, квартальні, піврічні, річні).

  1. З питань звернень громадян:

здійснює попередній розгляд звернень громадян для визначення їх відповідності вимогам, що висуваються до звернень, та належності порушених в них питань до компетенції райдержадміністрації;

проводить реєстрацію звернень громадян та їх облік, кодує порушені громадянами у зверненнях питання відповідно до їх змісту та згідно з класифікатором;

направляє звернення громадян на розгляд за напрямками діяльності голові райдержадміністрації, заступнику голови райдержадміністрації, керівнику апарату (надалі керівництво райдержадміністрації) відповідно до порушених питань та згідно з соціальним статусом авторів;

опрацьовує доручення керівництва райдержадміністрації, направляє виконавцям звернення громадян або їх копії разом з реєстраційно-моніторинговими картками та відповідними дорученнями;

направляє заявникам повідомлення щодо розгляду їх звернень згідно з дорученнями керівництва райдержадміністрації або про пересилання їх звернень за належністю, готує письмові роз’яснення та повертає заявникам звернення, що оформлені без дотримання вимог законодавства про звернення громадян;

 

 

реєструє та надсилає до органів влади вищого рівня підготовлені                                             

 

виконавцями листи щодо продовження термінів розгляду звернень громадян або відповідей щодо їх розгляду;

готує та направляє нагадування виконавцям про настання або порушення ними термінів розгляду звернень громадян;

забезпечує захист персональних даних;

розробляє графіки проведення особистого, виїзного прийомів громадян керівництвом райдержадміністраціїта забезпечує організацію їх проведення;

проводить співбесіди з громадянами, які бажають звернутись на прийом, вивчає питання, що ними порушуються, роз’яснює порядок їх вирішення згідно з діючим законодавством;

організовує та забезпечує проведення «Дня контролю» в райдержадміністрації та у разі потреби бере участь у проведенні перевірок на місцях фактів достовірності наданих виконавцями відповідей щодо виконання доручень керівництва райдержадміністрації, у тому числі наданих під час проведення засідань комісії райдержадміністрації з питань розгляду звернень громадян, складанні відповідних актів за підсумками комісійного обстеження;

проводить перевірки дотримання законодавства з питань звернень громадян, організовує та здійснює моніторинг діяльності та удосконалення організації роботи із зверненнями громадян в структурних підрозділах райдержадміністрації, виконкомах селищної та сільських рад, одержує від них статистичні звіти та інформаційно-аналітичні довідки для аналізу та складання щоквартальних, піврічних та річних звітів щодо підсумків роботи із зверненнями громадян в цілому в районі та інформування керівництва райдержадміністрації;

розробляє положення, порядки, заходи щодо організації виконання законодавства про звернення громадян та надає з цих питань методичну і практичну допомогу апарату та структурним підрозділам райдержадміністрації, виконкомам селищної та сільських рад;

готує узагальнені відомості про організацію роботи із зверненнями громадян та вирішення порушених в них питань для інформування громадськості через засоби масової інформації;

складає статистичну звітність та інформаційно-аналітичні довідки про підсумки роботи із зверненнями громадян в районній державній адміністрації;

складає звітність про розгляд запитів на публічну інформацію.

  1. з питань виконавської дисципліни:

здійснює моніторинг та контроль за:

- своєчасним поверненням структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними підрозділами міністерств, виконкомами селищної та сільських рад оригіналів відпрацьованих документів;

- додержанням термінів та своєчасністю надання відповідей заявникам;

- обов'язковим додержанням у структурних підрозділах райдержадміністрації вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та Інструкцією з діловодства;

- поповненням єдиної бази електронного документообігу і систематизацією розпоряджень голови райдержадміністрації;

- формуванням, оформленням і зберіганням справ, які підлягають здачі до архівного відділу райдержадміністрації;

аналізує організацію контролю в структурних підрозділах райдержадміністрації, органах місцевого самоврядування, вносить пропозиції щодо його вдосконалення

  1. з питань організаційно-методичної роботи:

готує довідки про кількість і характер розпоряджень голови райдержадміністрації та інформації про стан їх підготовки;

бере участь у проведенні експертизи наукової та практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання та використання нових інформаційних технологій;

складає зведену номенклатуру справ райдержадміністрації, забезпечує контроль за правильним формуванням, оформленням і зберіганням справ, які підлягають передачі до архівного відділу;

розробляє і вносить на розгляд голови райдержадміністрації, керівника апарату райдержадміністрації пропозиції щодо вдосконалення організації роботи з документами;

вносить пропозиції до проєктів планів роботи, заходів райдержадміністрації з питань, що належать до компетенції сектору;

вносить пропозиції та рекомендації щодо удосконалення підготовки матеріалів до засідань колегії райдержадміністрації;

бере участь у комплексних перевірках, надає організаційно-методичну допомогу з питань, що належать до компетенцій сектору, структурним підрозділам райдержадміністрації, виконкомам селищної та сільських рад.

  1. З питань технічного обслуговування:

разом з сектором управління персоналом, інформаційної діяльності, цифрового розвитку та захисту персональних даних апарату районної державної адміністрації забезпечує організаційно-технічну підготовку засідань колегії райдержадміністрації;

забезпечує дотримання працівниками сектору правил охорони праці та протипожежного захисту, техніки безпеки, правил внутрішнього трудового розпорядку.

  1. Сектор для здійснення повноважень та виконання завдань, що визначені, має право:
  1. брати участь у роботі засідань колегій райдержадміністрації, виконавчих комітетів селищної та сільських рад, а також у нарадах і семінарах, що проводяться цими органами;
  2. проводити інструктування, консультації, надавати методичні рекомендації з питань контролю та роботи із зверненнями громадян структурним підрозділам райдержадміністрації та органам місцевого самоврядування;
  3. залучати за погодженням фахівців структурних підрозділів районної державної адміністрації, підвідомчих підприємств, установ та організацій до розгляду питань, що стосуються роботи із зверненнями громадян та належать до їх компетенції;
  4. вносити на розгляд керівника апарату райдержадміністрації пропозиції щодо поліпшення роботи сектору;
  5. вносити пропозиції, готувати проєкти розпоряджень голови, рішень     

 

колегії райдержадміністрації, доповідні з питань, які належать до компетенції сектору;

  1. надсилати інструктивно-методичні матеріали та форми звітності з питань

організації роботи із зверненнями громадян структурним підрозділам райдержадміністрації, органам місцевого самоврядування;

7) здійснювати контроль за виконанням службових документів у структурних підрозділах райдержадміністрації та вимагати від працівників виконання встановлених правил роботи з документами;

8) запитувати від структурних підрозділів райдержадміністрації відомості, які необхідні для вдосконалення форм та методів роботи з документами;

9) одержувати від посадових осіб органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, незалежно від форм власності (надалі – виконавці) матеріали, необхідні для розгляду звернень громадян, письмові та усні пояснення щодо несвоєчасного або часткового виконання доручень керівництва райдержадміністрації щодо розгляду конкретних звернень громадян;

10) повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення Інструкції з діловодства, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян та вимог чинного законодавства з питань звернень громадян;

11) брати участь у комісійних обстеженнях на місці достовірності наданих виконавцями інформацій щодо розгляду окремих звернень громадян та складанні відповідних актів;

12) надавати та одержувати у межах своєї компетенції та повноважень доручення виконавцям щодо вжиття невідкладних заходів з усунення причин або умов, що сприяли порушенням законодавства про звернення громадян.

7. Сектор очолює завідувач, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату районної державної адміністрації з дотриманням вимог Закону України «Про державну службу».

8. Завідувач сектору:

  1. здійснює керівництво діяльністю сектору, несе персональну відповідальність за виконання завдань, покладених на сектор, визначає функції та ступінь відповідальності працівників сектору;
  2. забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції у секторі;
  3. розподіляє обов'язки між працівниками сектору та контролює їх виконання;
  4. забезпечує організацію документообігу, контролю та роботи із зверненнями громадян в районній державній адміністрації відповідно до чинних правил;
  5. забезпечує зберігання документації щодо діяльності районної державної адміністрації та передає її на державне зберігання у встановленому порядку;
  6. організовує, у разі необхідності, перевірки діяльності структурних підрозділів районної державної адміністрації у межах та порядку, встановлених законодавством, з питань, які входять до його компетенції;

 

 

  1. разом з сектором управління персоналом, інформаційної діяльності, цифрового розвитку та захисту персональних даних апарату районної державної адміністрації здійснює підготовку засідань, нарад та конференцій;
  2. координує роботу сектору з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації;
  3. планує роботу сектору та проводить аналіз стану її виконання;
  4. представляє районну державну адміністрацію в державних та інших органах, установах, організаціях, управлінських структурах з питань, що входять до його компетенції.

 

 

 

Керівник апарату райдержадміністрації                                      А.ПЛАХОТНАЯ


« повернутися

Код для вставки на сайт

Вхід для адміністратора